Manual módulo Documentos

🔐 Inicio de Sesión

Al ejecutar el programa, se solicitará el usuario, que corresponde al correo electrónico proporcionado durante el registro, y la contraseña proporcionada por el instalador y/o formador.

🔄 Cambio de Contraseña

Si olvida la contraseña, puede hacer clic en la opción "¿Olvidó su contraseña?" para recibir una nueva contraseña en su correo electrónico.

Para cambiar la contraseña, siga estos pasos:

1. Vaya a Inicio > Administración de la cuenta. (Si no se ejecuta, puede acceder desde Aquí)

   

2. Seleccione la opción "Mis datos" y haga clic en "Cambiar contraseña".

3. La nueva contraseña debe ser:

   • Alfanumérica

   • Mínimo 8 caracteres

   • Incluir mayúsculas y minúsculas

🔒 Se recomienda actualizar la contraseña regularmente por motivos de seguridad.

🆘 Acceso al Centro de Ayuda

Para familiarizarse con las opciones del módulo de documentos, acceda al Centro de Ayuda desde el icono del módulo. Ahí encontrará artículos y guías detalladas.

🏢 Gestionar carpetas - Creación de Empresas y Ejercicios

Existen dos formas de crear empresas y ejercicios dentro del sistema: creación masiva y creación manual.

📌 Nota: Si usa Sage Seos, consulte la guía específica en SAGE - Conector CSV.

📦 1. Creación Masiva

Si desea crear varias empresas y ejercicios, siga estos pasos:

1. Diríjase a la pestaña "Documentos" y seleccione "Gestionar Carpetas".                                           

2. Haga clic en "Creación masiva".                                                                                                           

3. En la ventana emergente, se mostrarán las empresas y ejercicios disponibles en el ERP o programa contable.

   • Seleccione las deseadas y haga clic en "Generar carpetas seleccionadas".

4. Verifique que en la columna "Estado importación" aparezca el mensaje "Importación correcta", lo que indica que se han creado con éxito.

5. Se abrirá una ventana para otorgar permisos a su usuario si no se tiene el perfil de administrador.

   • Seleccione "Sí" y cierre las ventanas para volver a la vista principal de Documentos.

✍️ 2. Creación Manual

Para crear empresas y ejercicios manualmente, siga estos pasos:

1. Acceda a la pestaña "Documentos" y seleccione "Gestionar Carpetas".                                           

2. Haga clic en "Gestionar Empresa" y seleccione "Crear Empresa".                                                     

3. Complete los detalles requeridos (nombre de la empresa y CIF) y pulse "Guardar".

4. Luego, seleccione "Gestionar Ejercicio" y haga clic en "Crear Ejercicio".

5. Introduzca el año correspondiente y pulse "Guardar".

6. Finalmente, sincronice el Plan Contable para completar el proceso.
   🔗 Puede ver cómo hacerlo desde Aquí..

🗑️ Eliminar un Ejercicio o Empresa

⚠️ Este proceso solo debe ser realizado por usuarios administradores.
Antes de eliminar, asegúrese de que la empresa o ejercicio no contenga documentos ni movimientos bancarios en estado contabilizado.

🔄 Cambiar estado del documento

1. Vaya a la pestaña "Documentos" en Ubyquo.

2. Posiciónese sobre los documentos del ejercicio.

3. Haga clic derecho con el ratón.

4. Elija "Cambiar estado contable".                                                                                                         

5. Indique "No contabilizado".                                                                                                                 

🧽 Eliminar el Ejercicio

1. Vaya a la pestaña "Documentos" en Ubyquo.

2. Posiciónese sobre el ejercicio.

3. Haga clic derecho con el ratón.

4. Elija "Eliminar ejercicio".

🧹 Eliminar la Empresa

1. Vaya a la pestaña "Documentos" en Ubyquo.

2. Posiciónese sobre la empresa.

3. Haga clic derecho con el ratón.

4. Seleccione "Eliminar empresa". 

🗂️ Facturas por Carpeta

Al acceder a esta sección, se presenta un cuadro de mando que proporciona una visión completa de todos los documentos no contabilizados.

🔄 Sincronizar Datos Contables

📌 Nota: Si usa Sage Seos, consulte la guía específica en SAGE - Conector CSV.

Existen dos formas de sincronizar los datos contables:

📌 Opción 1: Icono "Sincronizar Datos Contables"

• Permite sincronizar únicamente el ejercicio en el que estamos posicionados.

📌 Opción 2: Icono "Gestionar Carpetas" > pestaña "Datos Contables"

• Facilita la sincronización de todos los ejercicios que seleccionemos.

               

Ambas opciones permiten mantener los datos actualizados según las necesidades. A continuación, se detallan los tipos de sincronización disponibles:

⚡ Sincro Rápida (solo nuevos) o Smart Sync

• Haz clic en "Sincro Rápida (solo nuevos)" o "Smart Sync (nuevos y cambios desde la última sincro)".

• Descarga solo cuentas nuevas o modificadas desde la última sincronización.

🔧 Opciones adicionales:

• Ve a la pestaña "Documentos" y selecciona "Gestionar Carpetas".

• Dirígete a la pestaña "Datos Contables".

• Haz clic en "Sincro Rápida (solo nuevos)" para descargar las cuentas nuevas desde la última sincronización.

• Accede a "Opciones sincro rápida cuentas".

• ➕ Añade rangos de cuentas.

• ➖ Elimina cuentas si es necesario.

💡 Ideal para sincronizaciones frecuentes o revisiones puntuales.

🔁 Sincro Completa (nuevos y cambios)

• Pulsa "Sincro Completa (nuevos y cambios)" para descargar:

  • ✅ Plan Contable completo

  • ✅ Diario

  • ✅ Cartera de Efectos

✔️ Recomendado para nuevas empresas o al iniciar un ejercicio.

🎯 Sincro por Valores

Permite especificar un valor o rango (cuentas, asientos, efectos) para sincronizar. Está disponible en todas las opciones anteriores.

🧬 Heredar el Plan Contable

Para heredar Plan Contable, Diario y Cartera de Efectos de un año a otro:

• Solo disponible en "Gestionar Carpetas" > pestaña "Datos Contables".

• Facilita la continuidad contable entre ejercicios.

📊 Datos Contables del Ejercicio

En las pestañas de Documentos, Facturas y Bancos, se encuentra el botón "Datos contables del ejercicio".

Desde aquí se accede a varias opciones:

📒 Plan Contable

• Modificar cuenta:

  • Tipo de asiento

  • Bases imponibles con 0% IVA

  • Códigos: operación, IVA, retención (obligatorio si aplica)

  • Vencimientos

  • Traspasos de saldo

• Modificación masiva:

  • Permite configurar los mismos campos en varias cuentas.

  • Solo es posible modificar un campo a la vez.

🧾 Clientes y Proveedores

• Modificar tercero:

• • Nombre, CIF, datos fiscales

  • Opción para ignorar cuentas en desuso

• • Ubyquo elegirá automáticamente la cuenta si hay una sola relacionada

• Modificación masiva de terceros:

• • Permite aplicar cambios a varios registros a la vez.

📘 Diario

• Visualiza todos los asientos sincronizados.

• No permite modificaciones desde esta sección.

💼 Cartera de Efectos

• Visualiza todos los efectos sincronizados.

• Al hacer clic derecho sobre un efecto, se puede:

  • 🔄 Sincronizar valores seleccionados

  • 🗑️ Eliminar de sugerencias

  • 💰 Recalcular importe por punteo

  • 🛠️ Cambiar estado del efecto

⚙️ Configuración

• Permite definir los campos analíticos obligatorios.

• Si se marcan como obligatorios y están vacíos, no se permitirá la verificación del documento.

📥 Añadir Documentos

Para introducir facturas en Ubyquo, accede a la pestaña "Documentos" y elige uno de los siguientes métodos:

🖱️ Método 1: Arrastrar y soltar

1. Ve a la pestaña "Documentos".

2. Abre la carpeta de tu ordenador que contiene las facturas.

3. Arrastra los archivos hacia el área de "Documentos" en el ejercicio correspondiente.

➕ Método 2: Añadir manualmente

1. Ve a la pestaña "Documentos".

2. Haz clic en "Añadir".

3. Selecciona los documentos desde tu equipo.

4. Verifica y, si es necesario, ajusta los campos de:

   • Empresa

   • Ejercicio

   • Departamento

   • Tipo de documento

5. Opcionalmente, completa los campos de Analítica y/o Comentario.

6. En "Tipo de Importación", elige una de las siguientes opciones:

   • 📄 Importación Normal: importa los documentos tal como están.

   • 📑 Crea un documento con cada página: separa las páginas y crea un documento por cada una.

⚙️ Método 3: Ubyquo Import

Este método permite añadir documentos en segundo plano:

1. Abre Ubyquo desde el icono de la barra de tareas (junto al reloj).

        

2. Accede a la carpeta "Contabilidad [ERP]" correspondiente.

3. Busca y accede a la carpeta de la empresa.

   

4. Selecciona el ejercicio y el tipo de documento.

5. Arrastra la factura a la carpeta correspondiente.                                                                                   

📌 Las facturas añadidas aparecerán en la pestaña "Documentos", identificadas con un ícono de folio blanco en la columna "C".

✂️ Separar Documentos

Desde esta opción podrás ejecutar las siguientes acciones sobre un documento:

🔹 Separar documentos: Divide un único documento en varias páginas individuales. Ideal cuando se ha escaneado un lote de documentos juntos.

🔹 Agrupar documentos: Combina múltiples documentos en un solo archivo.

🔹 Eliminar documentos: Elimina documentos de la base de datos cuando ya no son necesarios.

🗂️ Clasificar Documentos

Esta funcionalidad te permite:

🔸 Reclasificar documentos en otra empresa o ejercicio contable.

🔸 Cambiar el tipo de documento, como factura, albarán, contrato, etc.

🔸 Añadir campos analíticos para una mejor segmentación o análisis contable.

🛠️ Modificar Documentos

Desde esta opción puedes realizar ajustes visuales o estructurales en los documentos PDF cargados:

• 🔄 Rotar páginas para corregir orientación.

• 🔼🔽 Mover páginas dentro del documento para reorganizar su orden.

• 🗑️ Eliminar páginas que no sean necesarias.

• ➕ Añadir nuevas páginas, por ejemplo, añadiendo anexos.

🗑️ Eliminar Documentos

Puedes borrar todos los documentos que no hayan sido contabilizados, es decir, que no tengan el icono de contabilización en la columna "C".

⚠️ Nota importante: Todo documento eliminado no se puede recuperar. Asegúrate de revisar cuidadosamente antes de confirmar la eliminación.

💾 Grabación de Datos

Esta opción permite realizar las siguientes acciones sobre los documentos contables dentro de Ubyquo:

• 🆔 Añadir números de asiento: Registrar manualmente los números de asiento contable correspondientes a los documentos.

• 🔄 Cambiar estados contables: Modificar de forma manual el estado contable de los documentos, ajustando su situación dentro del proceso de contabilización.

📤➡️ Enviar Facturas a Contabilización Automática

El proceso para enviar facturas a contabilizar en Ubyquo se realiza mediante los siguientes pasos:

1. ✔️ Selección de facturas: Acceda a la pestaña "Documentos" y seleccione las facturas que desea enviar a contabilizar.

2. ▶️ Inicio del envío: Pulse en "Enviar a Facturas" y elija la opción "Contabilización Automática".   

3. 📊 Pantalla de procesamiento: Se abrirá una ventana dividida en dos secciones:

   • La parte superior mostrará la cantidad de facturas enviadas a procesar y el saldo disponible.

   • La parte inferior permitirá elegir si desea procesar la primera o la última página de las facturas enviadas.

4. 🔄 Cambio de pestaña: Las facturas seleccionadas se trasladarán de la pestaña "Documentos" a la pestaña "Facturas".

5. ⏳ Seguimiento del proceso: En la parte inferior de la pantalla aparecerá una ventana que indicará los pasos que está siguiendo el lote enviado.

6. ✅ Confirmación de proceso: Cuando en el campo Estado aparezca el mensaje "Procesando lote", significa que el proceso se ha completado correctamente.

⚠️ Importante: No cierre ni salga de la aplicación hasta que aparezca la fecha en el campo Estado con el texto "Procesando lote". Este paso es fundamental para asegurar que la extracción de datos se haya ejecutado correctamente.

🔄 Sincronizar Datos

Desde esta opción podremos sincronizar los cambios realizados en el ERP o programa contable. La sincronización se realiza únicamente sobre los campos de Asiento y Registro de IVA.

⚠️ Los demás campos, aunque se modifiquen en Ubyquo, no se trasladan al ERP, ya que son datos que deben mantenerse alineados con la contabilidad oficial.

Además, esta función permite la creación de un fichero para visualizar desde el ERP o programa contable.

📂 Esta opción resulta especialmente útil en casos donde, debido a una migración de datos, no sea posible visualizar correctamente la información desde el ERP.

📤 Enviar a Workflow

Desde esta opción podremos enviar los documentos al módulo de Workflows para su aprobación. Existen dos formas:

• Envío automático ⚙️: Envía automáticamente el documento a su Workflow correspondiente. Solo funciona si tiene las reglas de Workflows configuradas. Esta opción es recomendable usarla después de haber enviado a contabilización automática, desde la pestaña de Facturas.

• Envío manual ✉️: Permite enviar manualmente el documento al Workflow que se elija.

📊 Workflow del documento

Desde este ícono se mostrará el estado del workflow y el histórico. Podremos visualizar en qué etapa está pendiente, si ha sido retirado o quién lo ha rechazado.

🔍 Filtro avanzado

Desde este apartado tendremos diferentes filtros para utilizar en la búsqueda de los documentos.

📧 Notificar Cambios

Se envía un correo a los usuarios que tengan en sus reglas la empresa y ejercicio, indicando que ha habido cambios en los documentos.

📤 Exportar

Disponemos de 3 opciones distintas:

• Abrir originales 📂: Abre el documento o documentos seleccionados.

• Exportar documentos a PDF 📄: Abre una ventana para seleccionar cómo y dónde guardarlo.

• Exportar datos a Excel 📊: Se abre una ventana para elegir la ubicación del archivo.

Además:

• Email ✉️: Abre el correo predeterminado y adjunta el o los documentos seleccionados.

• Imprimir 🖨️: Envía los documentos a la impresora predeterminada.

❓ Ayuda

Para familiarizarse con las opciones del módulo de documentos, acceda al Centro de Ayuda desde el icono de Ayuda. Ahí encontrará artículos y guías detalladas.