Manual módulo Workflows

🔐 Inicio de Sesión

Al ejecutar el programa, se solicitará el usuario, que corresponde al correo electrónico proporcionado durante el registro, y la contraseña proporcionada por el instalador y/o formador.

🔄 Cambio de Contraseña

Si olvida la contraseña, puede hacer clic en la opción "¿Olvidó su contraseña?" para recibir una nueva contraseña en su correo electrónico.

Para cambiar la contraseña, siga estos pasos:

1. Vaya a Inicio > Administración de la cuenta. (Si no se ejecuta, puede acceder desde Aquí)

   

2. Seleccione la opción "Mis datos" y haga clic en "Cambiar contraseña".

3. La nueva contraseña debe ser:

   • Alfanumérica

   • Mínimo 8 caracteres

   • Incluir mayúsculas y minúsculas

🔒 Se recomienda actualizar la contraseña regularmente por motivos de seguridad.

🆘 Acceso al Centro de Ayuda

Para familiarizarse con las funcionalidades del módulo de Workflows, se recomienda acceder al Centro de Ayuda desde el icono correspondiente en el módulo.
En esta sección se encuentran artículos y guías detalladas que facilitan la comprensión y uso de esta funcionalidad.

⚙️ Configuración de Workflows

Al acceder a esta opción, se abre una ventana donde es posible configurar los envíos automáticos a Workflows. Esta configuración permite definir comportamientos automatizados que ahorran tiempo en la gestión documental.

🧩 Gestión de Workflows

Desde esta sección se abrirá una ventana que permite:

• Crear distintos Workflows.

• Definir etapas dentro de cada uno.

📌 Antes de crear Workflows, es imprescindible crear los grupos de firmantes.
Se recomienda que esta configuración inicial la realice un usuario con rol Administrador en Ubyquo.

🖊️ Gestión de firmantes

Si los firmantes aún no han sido gestionados en Ubyquo, se deben seguir los siguientes pasos.
(Si ya han sido configurados, esta sección puede omitirse).

1. Pulsar sobre el icono "Gestión de firmantes" en la pestaña Workflows.

2. Se abrirá una nueva ventana.

3. Hacer clic en "Añadir grupo".

4. Aparecerá una lista con todos los usuarios registrados en Ubyquo.

5. Crear los grupos de firmantes agregando los usuarios correspondientes a cada grupo.

6. Es posible editar o eliminar grupos según las necesidades de la organización.

👤 Gestión de usuarios

Toda la información relativa a la creación de usuarios, así como la asignación de permisos y reglas, se encuentra disponible en el siguiente enlace:

🔗 Crear usuarios y sus reglas en Ubyquo

🧾 Gestión de reglas

Las reglas permiten determinar cómo se asignan automáticamente los documentos a uno o varios Workflows.
Estas reglas pueden:

• Permitir el envío automático a un Workflow específico.

• Denegar el envío en función de criterios definidos.

📤 Enviar documentos a Workflows

Los documentos pueden enviarse a Workflows de dos maneras:

• Manual: Desde las pestañas Documentos o Facturas, los usuarios con rol Administrador o Contable pueden seleccionar el documento deseado, elegir el Workflow correspondiente y asignar los firmantes.

• Automática: A través de las reglas configuradas previamente en el sistema.

🔄 Reiniciar Workflow del documento

Esta funcionalidad permite reiniciar el proceso de firma desde el inicio.
El usuario puede optar entre:

• Seleccionar un nuevo Workflow para enviar el documento.

• Reiniciar el actual, para que los firmantes vuelvan a firmar desde el principio.

❌ Sacar del Workflow

Utilizando esta opción, se elimina el documento del Workflow en curso.
Esto implica:

• La eliminación total del historial asociado a dicho documento dentro del proceso de firma.

• El documento podrá volver a incorporarse a otro Workflow si así se desea.

🔄 Transferir documento

Esta funcionalidad permite transferir el documento a otro firmante.
Adicionalmente, es posible:

• Añadir un comentario.

• Enviar un aviso al nuevo firmante, notificándole que tiene un documento pendiente de firma.

💳 Bloqueo de pagos (solo Sage) Bloqueo de pagos en Workflows

Toda la información relativa al bloqueo de pagos, se encuentra disponible en el siguiente enlace:

🔗 Bloqueo de pagos en Workflows

Esta opción permite gestionar el bloqueo o desbloqueo de pagos en documentos asociados a efectos contables.

📌 Este tipo de bloqueo debe estar previamente activado en las etapas correspondientes del Workflow.

¿Cómo funciona?

• Dentro de las etapas configuradas se utiliza la función "Bloquear pago".

• Esta función permite controlar el pago de efectos directamente en Sage.

• El estado de bloqueo se muestra en las columnas "B" y "C" en la sección de Control del Módulo Workflows.

📩 Notificar firmante

Esta funcionalidad permite enviar un correo electrónico al firmante utilizando una plantilla predefinida, informándole que tiene documentos pendientes de firma.

🖋️ Firmar (Módulo Workflows)

Los usuarios con rol Administrador o Contable, y con los permisos necesarios, pueden firmar documentos dentro del módulo Ubyquo Workflows.

Para ello:

1. Seleccionar el documento desde la pestaña correspondiente.

2. Elegir el Workflow asignado.

3. Seguir el flujo de firma, aprobación o rechazo según proceda.

🌐 Ver todos los Workflows

Esta vista permite mostrar todos los Workflows existentes en el sistema, incluso aquellos que no contienen documentos pendientes.

Se trata de una visión general, útil para tener un panorama completo del estado de los Workflows disponibles.

🧭 Ver las etapas

Esta vista está centrada únicamente en las etapas activas que contienen documentos pendientes de firma.

Permite una gestión más precisa y enfocada, mostrando exclusivamente las secciones que requieren acción inmediata.

📱 Firmar (desde Workflows CI Cloud)

Los usuarios pueden firmar documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Acceso:

• A través de la página web de Ubyquo. Web.

• O utilizando la URL personalizada que se haya proporcionado.

El sistema permite:

• Firmar documentos.

• Consultar su estado, según los permisos asignados a cada usuario.

🧮 Control del Módulo Workflows

Esta sección está disponible únicamente para usuarios con rol Administrador, y se encuentra en la pestaña "Administración de la cuenta".

Desde aquí se puede consultar y gestionar:

• La cantidad de usuarios contratados.

• El estado del servicio.

• La fecha de vencimiento de la licencia del módulo.

📚 Documentación

Para ampliar la información sobre el módulo de Workflows, se puede acceder a la documentación complementaria disponible en:

• La página web de Ubyquo (Web).

• El siguiente enlace directo:
  🔗 Video módulo Workflows y firma en CI Cloud

Allí se encuentran:

• Guías actualizadas.

• Videos tutoriales.

• Ejemplos prácticos de uso.