Manual módulo Facturas - Excel

Para añadir un listado de facturas en Excel para contabilizarlas en Ubyquo, realizar los siguientes pasos:

1. Ve a la pestaña "Facturas" en Ubyquo.
2. Posiciónate en la Empresa y Ejercicio correspondiente a las facturas que deseas importar desde Excel.
3. Pulsa el botón "Importar listado Excel".
4. Selecciona el archivo Excel que deseas importar desde la ventana de archivos de Windows y haz clic en "Abrir".

Este proceso te permitirá importar un listado de facturas desde Excel de manera inmediata. No es necesario un formato de columnas específico, ya que se pueden crear plantillas que se reutilizan. Cada fila del archivo Excel representa una factura, y hay opciones para facturas compuestas con hasta cuatro filas (cuatro tipos de IVA). Después de importar, podrás ver el resultado en la carpeta "Por Contabilizar".

Tenemos que crear plantillas en Ubyquo para importar facturas desde Excel, sigue estos pasos:

1. Después de pulsar "Importar listado Excel", aparecerá la ventana de "Gestión de plantillas". Si es la primera vez, tendrás que crear tu plantilla. Si ya tienes plantillas creadas, selecciona la plantilla deseada.                                                                                                                                   

2. Para crear una nueva plantilla, haz clic en "Nueva plantilla". Esto abrirá el "Editor de plantillas".

3. Realiza las modificaciones necesarias en el "Editor de plantillas" y guarda los cambios.

4. Refresca los datos de la plantilla según la cabecera del Excel que estás importando.

5. Añade o elimina columnas según tus necesidades.

6. Puedes cambiar entre ver los campos en modo Edición y Ver datos vista, según tus preferencias.

7. Una vez completadas las modificaciones, importa las facturas a Ubyquo.

Estos pasos te permitirán gestionar las plantillas para la importación de facturas desde Excel en Ubyquo.

En el proceso de creación de plantillas para importar facturas desde Excel en Ubyquo, hay dos tipos de campos a considerar:

1. Campos de texto: Introduces el valor manualmente.

2. Campos de combos: Utilizan ventanas con desplegables.

A continuación, se describen los tres campos presentes en el proceso de creación de plantillas:                   

• • Campo: Informa sobre el campo que vas a rellenar.

  • Opción: Desplegable donde eliges la opción deseada.

  • Valor: Su naturaleza depende de la opción elegida. Puede ser un campo de texto o un desplegable con varias opciones.

A continuación, se detallan los campos a rellenar, algunos de los cuales son obligatorios (marcados con asterisco):

• Nombre de plantilla: Introduce un nombre descriptivo que identifique los tipos de facturas y la empresa.

• Hoja: Ventana con tres opciones:                                                                                                          

  • Nombre: Elige según el nombre de la hoja en el Libro Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Posición: Elige según la posición en el Libro Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Todas: Selecciona todas las hojas del Libro Excel.

• Fila cabecera: Ingresa el número de fila que indica en qué fila se encuentra la cabecera.

Es importante señalar que al introducir el número de fila, el sistema intentará rellenar automáticamente el resto de los campos. Puedes modificarlos y añadir los que falten según tus necesidades.

 En el proceso de creación de plantillas en Ubyquo para importar facturas desde Excel, hay más campos a considerar:

• Tiene facturas con varias filas: Marca esta opción si el Excel tiene facturas con más de una línea.

• Código Empresa: Ventana con tres opciones para indicar la empresa a la que pertenecen las facturas:                                                                                                                                                  

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Código Empresa Seleccionado: Toma la empresa en la que estamos posicionados en Ubyquo (recomendada).
  • Valor Fijo: Escribe el nombre de la empresa en la opción Valor.

• Ejercicio: Ventana con tres opciones para indicar el ejercicio al que pertenecen las facturas:

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Ejercicio Seleccionado: Toma el ejercicio en el que estamos posicionados en Ubyquo (recomendada).
  • Valor Fijo: Escribe el año del ejercicio en la opción Valor.
• Emitida | Recibida: Ventana con dos opciones para indicar el tipo de las facturas.
  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Valor Fijo: Para elegir (Emitida o Recibida) en el combo de la opción Valor.

• Serie: Ventana con dos opciones para indicar la serie de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).

  • Valor Fijo: Escribe la serie para las facturas en la opción Valor.

• Número de factura: Ventana con dos opciones para indicar el número de factura de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).

  • Valor Fijo: Escribe el número de factura para las facturas en la opción Valor.

• Num Documento: Ventana con dos opciones para indicar el número de documento de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).

  • Valor Fijo: Escribe el número de documento para las facturas en la opción Valor.

• Fecha Factura: Ventana con dos opciones para indicar la fecha de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Valor Fijo: Escribe la fecha para las facturas en la opción Valor.

• Concepto: Ventana con dos opciones para indicar un concepto de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Valor Fijo: Escribe un concepto para las facturas en la opción Valor.

• NIF Tercero: Ventana con dos opciones para indicar el NIF del tercero de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Valor Fijo: Escribe el NIF del tercero para las facturas en la opción Valor.

• Tercero: Ventana con dos opciones para indicar el tercero de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Valor Fijo: Escribe el NIF del tercero para las facturas en la opción Valor.

• Base Imp.: Ventana con dos opciones para indicar la base imponible de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor con los valores de los campos "%IVA" e "IVA".

• %IVA: Ventana con tres opciones para indicar el porcentaje de IVA de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor con los valores de los campos "Base" e "IVA".
  • Valor Fijo: Para elegir el porcentaje de IVA en el combo de la opción Valor.

• IVA: Ventana con dos opciones para indicar el IVA de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor con los valores de los campos "Base" y "%IVA".

• %R. Eq.: Ventana con tres opciones para indicar el porcentaje de Recargo de Equivalencia de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor del campo "R. Equivalencia".
  • Valor Fijo: Para elegir el porcentaje de Recargo de Equivalencia en el combo de la opción Valor.

• R. Equiv.: Ventana con dos opciones para indicar el Recargo de Equivalencia de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor del campo "% Recargo Equivalencia".

• %Ret.: Ventana con tres opciones para indicar el porcentaje de Retención de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor del campo "Retención".
  • Valor Fijo: Para elegir el porcentaje de Retención en el combo de la opción Valor.

• R. Equiv.: Ventana con dos opciones para indicar la Retención de las facturas.

  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel (aparecerá en el desplegable de la opción Valor).
  • Calculado: Calcula el valor del campo "% Retención".

• Total Factura: Ventana con dos opciones para indicar el Total de las facturas.

  • Columna: Elige por el nombre de la columna del Excel (recomendado para una mejor comprobación).
  • Calculado: Calcula el valor con los campos contables anteriores. No recomendado, ya que no permite la comprobación de valores correctos al ingresar datos en Ubyquo. Se sugiere elegir la opción de la columna para una mejor verificación.
• Fichero: Ventana con dos opciones para indicar dónde se encuentra la imagen de la factura.
  • Columna: Elige según el nombre de la columna del Excel donde está la imagen de la factura (Ruta de la carpeta/nombre_fichero que contiene la imagen de cada factura).
  • Autogenerado: Genera una imagen genérica de la factura.

Estos campos te permiten personalizar la importación según tus necesidades, indicando la empresa y el ejercicio a los que corresponden las facturas en el Excel. La opción de "Valor Fijo" te permite ingresar directamente la información necesaria.

Vemos el resultado. Los campos obligatorios son Base Imponible, %IVA e IVA. El resto aparecen si vienen en el Excel, pero podemos activarlos o eliminarlos desde dos opciones en la parte superior:

• Añadir columnas: Elegir la que necesitamos.                                                                                      

  • Recargo Equivalencia
  • Retención
  • Canal
  • Delegación
  • Proyecto Analítica
  • Sección
  • Departamento                                                                                                                                   

• Eliminar columnas: Elegir la que no necesitamos. Solo aparecen las que hemos añadido.

• Ver Datos: Botón que muestra cómo tratará las facturas del Excel. Cambia a "Ver edición" para volver a la plantilla si se desea modificar algún campo.

• Ver edición: Icono que permite volver a la plantilla para realizar modificaciones en los campos.

En la parte inferior derecha, hay opciones para navegar por las facturas y revisar alguna en concreto.

Si todo está correcto, se puede proceder a la importación pulsando el botón "Importar Facturas". Esto abrirá una ventana que proporciona información sobre el saldo disponible, las facturas que se incorporarán y el saldo a descontar.                                                                                                                   

Luego pulsar el botón "Aceptar y procesar", las facturas se procesarán y aparecerán en la carpeta "Por Contabilizar".

 

Luego de importar las facturas y que aparezcan en la carpeta "Por Contabilizar", procederemos a tratarlas de la misma manera que las facturas normales. Esto incluye las etapas de Modificar, Verificar y Exportar. En caso de que aparezcan errores, es posible que haya habido un problema con la plantilla utilizada, por lo que es esencial verificar la opción "Ver Datos" para visualizar cómo se rellenarán los campos.

Es crucial utilizar el mismo Excel para modificar la plantilla o algún campo del Excel. Cuando se procesa el Excel por primera vez, se añaden dos columnas al final por si es necesario volver a pasar el Excel para modificar las facturas en Ubyquo sin costo adicional.

Si se vuelve a procesar este Excel, se informará que no se descontará saldo y cualquier cambio se reflejará en Ubyquo.